Kamu ihalesine hazırlanan bir firma için iş, ihale ilanını görmekle başlamıyor. Özellikle yapım işlerinde teklif vermeden önce ciddi bir hazırlık yapılması gerekiyor. Pozların bulunması, birim fiyatların araştırılması, analizlerin kontrol edilmesi ve yaklaşık maliyetin hesaplanması derken teklif hazırlığı başlı başına bir çalışma haline geliyor. İhale sayısı ve iş kalemi arttıkça bu çalışmaların ne kadar zaman aldığı…
Kamu ihalesine hazırlanan bir firma için iş, ihale ilanını görmekle başlamıyor. Özellikle yapım işlerinde teklif vermeden önce ciddi bir hazırlık yapılması gerekiyor. Pozların bulunması, birim fiyatların araştırılması, analizlerin kontrol edilmesi ve yaklaşık maliyetin hesaplanması derken teklif hazırlığı başlı başına bir çalışma haline geliyor.
İhale sayısı ve iş kalemi arttıkça bu çalışmaların ne kadar zaman aldığı da daha fazla hissediliyor.
Bir yapım ihalesinde ilk bakılan konulardan biri genellikle birim fiyat oluyor. İhale dokümanındaki iş kalemleri inceleniyor, kullanılacak pozlar belirleniyor ve bunların fiyatları araştırılıyor.
Buradaki sorun çoğu zaman fiyatın kendisinden çok doğru fiyatı bulmak oluyor.
Aynı veya benzer açıklamalara sahip pozlar bulunabiliyor. Farklı kurumların fiyat listeleri arasında kontrol yapılması gerekebiliyor. Eski dönemlere ait bir fiyat aranıyorsa iş biraz daha uzuyor.
Herpoz bu noktada farklı kamu kurumlarına ait poz ve birim fiyatların aynı platform üzerinden aranabilmesini sağlıyor. Poz numarasıyla ya da açıklamayla arama yapılabiliyor. Geçmiş dönem fiyatlarına da ulaşılabiliyor.
Böylece ihale hazırlığında sık yapılan bir iş için farklı kaynaklar arasında sürekli geçiş yapmaya gerek kalmıyor.
Birim fiyatı bulmak aslında işin sadece bir kısmı. Asıl zaman, bulunan fiyatların ihale hesabında kullanılmaya başlamasıyla harcanıyor.
Yüzlerce iş kaleminin olduğu bir çalışmada pozları tek tek bulmak, miktarları girmek ve toplamları hesaplamak oldukça uğraştırıcı olabiliyor. Bir kalemde yapılan değişikliğin diğer hesaplara yansıtılması da ayrıca takip edilmek zorunda.
Yaklaşık maliyet çalışmalarında bu nedenle kullanılan programın sadece hesap yapması değil, çalışmanın tamamını düzenli şekilde tutabilmesi önem taşıyor.
Herpoz’un yaklaşık maliyet modülü de bu amaçla kullanılabiliyor. Pozlar ve miktarlar üzerinden hesaplama yapılırken analiz ve alt analizler oluşturulabiliyor. Hazırlanan çalışma Excel, Word ve PDF olarak alınabiliyor.
Daha önce hazırlanmış bir çalışmanın tekrar kullanılabilmesi de özellikle sürekli ihale hazırlayan firmalar açısından zaman kazandıran özelliklerden biri.
İhale hazırlığında en çok gözden kaçan konulardan biri de teklif verildikten sonraki süreç.
Teklifin aşırı düşük olarak değerlendirilmesi halinde firmadan açıklama istenebiliyor. Bu durumda daha önce yapılan maliyet hesabı yeniden gündeme geliyor.
Hangi poz için ne kadar fiyat kullanıldı? Miktar nasıl belirlendi? İşçilik ve malzeme hesabı nasıl yapıldı? Kullanılan belgeler açıklamayı destekliyor mu?
Bu soruların tamamına cevap verebilmek için teklif hazırlanırken yapılan çalışmanın düzenli olması gerekiyor.
Aşırı düşük teklif savunması bu nedenle sadece birkaç tablo hazırlanarak tamamlanabilecek bir işlem değil. İhale dokümanının, teklif hesabının, analizlerin ve açıklamaya esas belgelerin birlikte değerlendirilmesi gerekiyor.
Herpoz’da da aşırı düşük teklif sorgulamasında açıklama yapılacak pozların belirlenmesine ve savunma dosyasının hazırlanmasına yönelik araçlar bulunuyor. İhtiyaç halinde bu süreç için danışmanlık desteği de veriliyor.
İhale hazırlığında zaman kaybının önemli bir bölümü aslında aynı bilgilerin farklı yerlerde tekrar kullanılmasından kaynaklanıyor.
Bir yerde birim fiyat aranıyor, başka bir Excel dosyasında yaklaşık maliyet hazırlanıyor, analizler farklı bir dosyada tutuluyor. İhale sonrasında aşırı düşük açıklaması gerektiğinde ise eski dosyalar yeniden açılıyor.
Bu yöntem uzun süre kullanılabilir olsa da ihale sayısı ve iş hacmi arttığında işleri takip etmek zorlaşıyor.
Dijital sistemlerin sağladığı kolaylık biraz da burada ortaya çıkıyor. Bir kez bulunan verinin sonraki hesaplamalarda tekrar kullanılabilmesi, yapılan değişikliklerin daha kolay takip edilmesi ve çalışmaların tek yerde tutulması günlük işi oldukça basitleştirebiliyor.
Herpoz’un amacı da ihale hazırlığında bu işlemleri mümkün olduğunca aynı çalışma içerisinde bir araya getirmek.
Birim fiyat arama ile başlayan süreç, yaklaşık maliyet ve teklif hazırlığıyla devam ediyor. Gerektiğinde aşırı düşük teklif açıklaması için yapılan çalışmalar da yine bu sürecin devamında yer alıyor.
Kamu ihalelerinde artık sadece doğru fiyatı bulmak değil, o fiyatla ne yaptığını da takip edebilmek önemli. Özellikle çok sayıda ihale hazırlayan firmalar için zamanın yanında düzenli ve kontrol edilebilir bir çalışma sistemi de giderek daha önemli hale geliyor.
