Bir şirketin araç sayısı beşten yirmiye çıktığında yönetim işi baştan kurgulanır. Hangi aracın kimde olduğu, son bakımın ne zaman yapıldığı ve kilometrenin ne hızla arttığı artık akılda tutulamaz. Filo kiralama, bu takip yükünün büyük bölümünü kiralama şirketine devretmeyi mümkün kılar. CVN Filo, 500’ü aşan araçlık havuzundaki her aracı sigorta kapsamı ve planlı bakım programıyla kullanıma…
Bir şirketin araç sayısı beşten yirmiye çıktığında yönetim işi baştan kurgulanır. Hangi aracın kimde olduğu, son bakımın ne zaman yapıldığı ve kilometrenin ne hızla arttığı artık akılda tutulamaz. Filo kiralama, bu takip yükünün büyük bölümünü kiralama şirketine devretmeyi mümkün kılar. CVN Filo, 500’ü aşan araçlık havuzundaki her aracı sigorta kapsamı ve planlı bakım programıyla kullanıma sunar.
Filo yönetimi, araçların kimde olduğunu ve ne zaman servise gireceğini kayıt altında tutma işidir. Düzgün kurulmuş bir kayıt sistemi, araç başına harcanan yönetim zamanını belirgin biçimde kısaltır. CVN Filo 2010 yılından bu yana bu düzeni 1000’i aşkın kurumsal müşteriyle birlikte kurar. Disiplinin tamamı birkaç somut alışkanlığa dayanır.
Yönetim yükü araç sayısıyla değil, araç başına düşen kayıt kaleminin sayısıyla büyür. Beş araçlık bir filoda sürücü, bakım ve kullanım bilgisi tek tabloya sığar. Yirmi araca çıkıldığında aynı bilgi hem sürücü hem departman kırılımında tutulur. CVN Filo filosunda sedan, hatchback, SUV, panelvan, minivan ve pickup sınıfları bir aradadır ve her sınıfın takip başlığı farklıdır.
Her araç tek bir sorumluya bağlanır ve teslim anı yazılı kayda geçer. Kayıtta plaka, sürücü adı, teslim tarihi ve kilometre bilgisi bulunur. Sürücü değiştiğinde eski kayıt kapatılır ve yeni kayıt açılır. Böylece iki kişinin aynı araçtan aynı anda sorumlu görünmesi engellenir.
Uzun dönem kiralamada araç aynı kişide uzun süre kaldığı için kayıtlar yılda birkaç kez güncellenir. Şirketin ihtiyaç tablosunu kurarken araç sınıflarını ve filo kapsamını filo kiralama sayfası üzerinden gözden geçirmek işi kolaylaştırır. Kayıt düzeni oturduğunda yeni katılan sürücünün araca geçişi tek günde tamamlanır.
Bakım takibi filo geneli için değil, her araç için ayrı yürütülür. Araçların kilometreleri farklı hızda arttığından ortak bir takvim kısa sürede geçersiz kalır. CVN Filo araçları planlı bakım programıyla devreye alır ve takibi kiralama tarafında yürütür. Şirkete düşen iş, aracın servise gideceği günü sürücünün programına işlemektir.
Filoda BMW, Audi, Ford, Toyota, Renault, Citroen, Fiat ve Opel araçları bulunur. Bu nedenle bakım dönemleri araç bazında değişir ve her plaka için ayrı bir satır tutmak daha doğru sonuç verir. Servise giden aracın yerine hangi aracın kullanılacağı da aynı satıra not edilir.
Kullanım verisi, filodaki araç sınıfı dağılımının doğru olup olmadığını gösterir. Aylık kilometre, sürücü sayısı ve aracın kullanıldığı güzergâh tipi basit bir tabloyla toplanır. Veri teslim ve iade kayıtlarından, yakıt fişlerinden ve sürücü bildirimlerinden gelir. Üç aylık bir birikim, hangi aracın ihtiyaca uymadığını açıkça ortaya koyar.
| Kayıt Kalemi | Toplanma Sıklığı | Sorumlu | Kullanım Amacı |
| Araç ve sürücü eşleşmesi | Değişiklik oldukça | Filo sorumlusu | Sorumluluk takibi |
| Kilometre bilgisi | Aylık | Sürücü | Araç sınıfı değerlendirmesi |
| Bakım randevusu | Araç bazında | Kiralama sağlayıcısı | Araç kullanılabilirliği |
| Yakıt harcaması | Aylık | Muhasebe | Yakıt tipi kararı |
| Talep ve destek kaydı | Talep açıldıkça | Filo sorumlusu | Süreç hızının ölçümü |
Sorumluluk sınırı, iki tarafın hangi işi üstlendiğinin yazılı olmasıyla belirlenir. Şirket tarafında sürücü ataması, kullanım kuralları ve randevuya gidiş takip edilir. CVN Filo tarafında araç temini, sigorta kapsamı, planlı bakım programı ve yol yardımı yürütülür. Sınırlar netleştiğinde bir sorun çıktığında kimin arayacağı tartışma konusu olmaz.
Araç sınıfı seçimi ile teslim ve iade kayıtları da aynı yönetim disiplininin parçasıdır. Bir aracın hangi sınıftan seçildiği, teslim anında hangi bilgilerin kayda geçtiğini doğrudan belirler. Bu üç başlık ayrı ayrı değil, tek bir düzenin halkaları olarak ele alınır.
Tek muhatap, araçla ilgili her konunun aynı hatta taşınması demektir. Bakım randevusu, hasar bildirimi ve araç değişim talebi tek noktada toplanır. Talepler günün her saatinde aynı ekibe ulaşır ve kayıt altına alınır. Yönetim tarafında bu düzen, hangi aracın hangi aşamada olduğunu tek listeden izlemeyi kolaylaştırır.
Düzen beş adımda kurulur ve çoğu şirkette ilk ay içinde oturur. Adımların hiçbiri özel bir sistem gerektirmez, sıradan bir tablo yeterlidir. Önemli olan kayıtların sabit bir günde ve aynı kişi tarafından güncellenmesidir.
Liste büyüdükçe adımların sırası değişmez, yalnızca satır sayısı artar. 19 farklı araç seçeneği bulunan bir filoda bile aynı düzen çalışır. CVN Filo esnek filo ölçekleme yaklaşımıyla araç eklemeyi sözleşme süresi içinde karşılar.
Yirmi araca kadar olan filolarda ayrı personel gerekmez. Mevcut idari işler sorumlusu, ayda birkaç saatlik bir güncelleme temposuyla kayıtları yürütebilir. Araç temini, planlı bakım programı ve yol yardımı CVN Filo tarafında kaldığı için şirketin işi sürücü atamasını ve kilometre kaydını takip etmekle sınırlı kalır. Filo büyüdükçe görev tanımı netleştirilir.
Önce eski sürücünün kaydı iade tarihiyle kapatılır ve o andaki kilometre yazılır. Ardından yeni sürücü adına teslim kaydı açılır, aynı plaka ve departman bilgisi işlenir. Araçtaki mevcut durum teslim anında not edilir. Bu iki adım tamamlanmadan aracın yeni kişiye geçtiği kabul edilmez ve sorumluluk boşlukta kalmaz.
Araçların kilometreleri aynı hızda artmaz. Şehir içinde kullanılan bir sedan ile saha ekibinin kullandığı panelvan arasında aylık kullanım farkı büyük olur. Ortak takvim bu farkı görmez ve bazı araçları erken, bazılarını geç servise yönlendirir. Plaka bazında satır tutmak, her aracın kendi kullanım temposuna göre izlenmesini sağlar.
Şart değildir. Aylık kilometre, yakıt harcaması ve açılan talep sayısı sıradan bir tabloya elle işlenebilir. Veri kaynağı teslim kayıtları, yakıt fişleri ve sürücü bildirimleridir. Üç aylık bir birikim, hangi araç sınıfının ihtiyaca uymadığını görmek için yeterli olur. Karar anında bu tablo kiralama sağlayıcısıyla birlikte değerlendirilir.
